Perché amo questi strumenti e perché sono utili?
Con la gestione dei progetti ho una sorta di fissazione: amo l’ordine ed odio mancare le scadenze! I miei collaboratori credo facciano una preghiera ogni mattina che dovrebbe recitare pressappoco così: “Ti prego Dio, fa che oggi non testi un nuovo software che dovremo provare!”
Non c’è verso, io sperimento e cerco sempre di migliorare! Lo faccio per poi avere sempre informazioni di prima mano da condividere con chi legge il mio blog e con i miei clienti.
Infatti ne avevamo già parlato!
Segretamente do colpa ad i tool se qualche collaboratore manca una scadenza perché so quanto impegno ci mettano. Forse anche per questo ne provo altri. Sono tante le cose da fare e non deve sfuggire nulla in un mercato così competitivo come il web.
Il problema delle troppe informazioni da gestire è una sfida per qualsiasi imprenditore. Quante cose ci sfuggono e quante volte pur con tutto l’impegno non riusciamo a completare un progetto nei tempi?
Una chiara comprensione di ciò su cui stiamo lavorando assieme al team (ma anche a te che lavori da solo), permette di focalizzarsi sulla necessità della consegna puntuale o mantenimento dei tempi previsti e di riuscire ad ottenere i risultati sperati: processi poco chiari “mandano al mare” la disciplina e compromettono la produttività, facendo saltare così le scadenze e le consegne programmate.
Sono disponibili migliaia di strumenti di gestione dei progetti. In questo articolo esamineremo gli strumenti che offrono un processo di gestione semplice e ordinato.
Se avete bisogno di un consiglio scrivetemelo nei commenti. Adesso cominciamo!
Strumenti di gestione dei progetti per progetti semplici
ClickUp
Caratteristiche principali:
- Gestione del flusso di lavoro
- Pianificazione delle attività
- Modelli
- Monitoraggio dei progressi
Quando penso a Clickup la prima parola che mi viene in mente è la parola “Flessibile”! Perché lo è davvero!
Con ClickUp puoi organizzare in modo efficiente il lavoro sui progetti. L’assegnazione di priorità, il filtraggio, la ricerca, l’ordinamento e le diverse visualizzazioni semplificano la gestione delle attività. Se lavori su attività simili o ripetute, apprezzerai la funzione delle attività ricorrenti. Crea modelli per progetti, attività ed elenchi per risparmiare tempo nella configurazione del software.
Ha anche una scheda Agile per lavorare in modo flessibile ma ha anche molti altri tipi di viste come calendario, tabelle, mappe mentali ecc.
Sebbene alcuni bug e il server manchino di velocità, a volte è ancora uno dei miei preferiti.
In ClickUp, puoi rivedere e gestire le tue prestazioni o quelle del tuo team, creare e conservare documenti, tenere traccia delle pietre miliari, inviare posta ai clienti, ricevere avvisi sulla tua posta o in Slack, menzionare i membri del team, assegnare un lavoro, personalizzare lo stato delle attività, creare progetti e molto altro.
Infine, ma non meno importante, puoi integrare la piattaforma con Google Calendar, Slack, Zapier e molti altri.
Trello
Caratteristiche principali:
- Collaborazione
- Schede e carte
- Liste di controllo
- Vista calendario
Trello è uno strumento online flessibile e visivo per la gestione dei progetti e l’organizzazione di qualsiasi cosa a livello personale e di squadra. Potrebbe sembrare semplice ma è solo un’impressione iniziale, c’è una potenza infinita sotto il cofano. Puoi invitare i membri del tuo team nelle tue bacheche e collaborare sui tuoi progetti. Collega potenziamenti speciali per migliorare la tua esperienza con monitoraggio del tempo, reportistica e altre funzionalità.
Trello è uno degli strumenti di gestione dei progetti più conosciuti e utilizzati sul mercato. Ciò significa che molte persone hanno una certa familiarità con la sua interfaccia e le integrazioni di Trello sono inserite in molti degli strumenti che potresti già utilizzare. Ad esempio, ci sono plug-in di Chrome per connettere Trello con qualsiasi cosa, dagli strumenti di gestione del tempo Pomodoro a Gmail.
La struttura di Trello si basa sul framework Kanban di Agile project management.
Trello rappresenta visivamente ogni progetto con una bacheca composta da schede drag-and-drop organizzate in elenchi. Le schede Trello ti consentono di scrivere commenti, allegare documenti o note, applicare scadenze, creare liste di controllo e integrarsi con altre app. Il software è gestito da Atlassian, rendendolo un programma gemello di Jira.
JIRA: il migliore per gli sviluppatori di software
Caratteristiche principali:
- Schede Scrum e Kanban
- Tabelle di marcia
- Rapporti
- Integrazioni
Jira è un software di gestione dei progetti su misura per i team di software che usano metodologia Agile. Con Jira, i team possono personalizzare il flusso di lavoro del progetto, i tipi di problemi, i dettagli della bacheca e tenere traccia dell’avanzamento del progetto. Rapporti e schede forniscono una panoramica dello stato di avanzamento del progetto. Per estendere le funzionalità di Jira, puoi scegliere tra oltre 1.000 componenti aggiuntivi nell’Atlassian Marketplace.
Il software supporta una varietà di flussi di lavoro, inclusi Scrum e Kanban.
Gli utenti possono creare roadmap per i progetti avendo a disposizione un monitoraggio “a colpo d’occhio” di ogni aspetto del lavoro in corso. Puoi gestire ogni progetto con un’interfaccia drag-and-drop che ti consente di pianificare gli sprint e assegnare attività ai membri del team.
I team di sviluppo software danno a Jira ottime recensioni per la sua flessibilità e gamma di funzionalità, che sono strettamente personalizzate in base alle loro esigenze. Sebbene sia stato sviluppato nel tempo per una gamma più ampia di applicazioni, il software è stato originariamente creato come strumento di rilevamento dei bug per gli sviluppatori di software.
Hitask
Caratteristiche principali:
- Collaborazione di squadra
- Gestione dei compiti
- Notifiche
- Monitoraggio dei progressi
Hitask fornisce ai project manager e ai team manager un modo semplice per implementare il nuovo software di gestione dei progetti e integrare i loro team. Oltre a inviare e-mail a un account Hitask, lo strumento consente di creare promemoria per attività per evitare che i collaboratori manchino le scadenze ed esegue report per aiutare i manager a comprendere i progressi e le dinamiche.
Con Hitask puoi sincronizzare eventi e attività con il tuo calendario di Outlook e il tuo calendario di Google. Per l’elaborazione dei dati in altri software, esporta anche i dati in Excel e altri formati popolari.
TeamGantt
Caratteristiche principali:
- Monitoraggio dei progressi
- Gestione dei compiti
- Programmazione
- Collaborazione di squadra
Un’ottima scelta per rivedere i risultati e stimare il tempo rimanente per le attività attuali e future, TeamGantt offre visualizzazioni personalizzabili. Usandoli, puoi visualizzare le attività in modalità giornaliera, vista calendario, come elenco o come diagramma di Gantt. Queste funzionalità semplificano il monitoraggio e riducono il numero di passaggi necessari per una gestione efficace del lavoro.
ProjectLibre
Caratteristiche principali:
- Progettazione e pianificazione delle risorse
- Gestione dei costi
- Diagrammi di Gantt per la revisione dei progressi
ProjectLibre è un software di gestione dei progetti gratuito e open source. È una delle principali alternative a Microsoft Project e supporta i formati di file MS Project. Lo strumento fornisce supporto per Linux, Windows e MacOS.
Con ProjectLibre, puoi conservare tutte le informazioni sul tuo progetto in un unico posto e organizzarle comodamente. Aiuta gli imprenditori a rivedere lo stato di avanzamento del progetto sui diagrammi di Gantt, pianificare le risorse per le fasi di lavoro future, creare diagrammi di flusso di lavoro e trovare procedure di flusso di lavoro ottimali e gestire i costi del progetto. Lo strumento è tradotto in decine di lingue ed è utilizzato in tutto il mondo da aziende di diverse dimensioni.
RationalPlan
Caratteristiche principali:
-
- Pianificazione delle risorse
- Gestione del bilancio
- Collaborazione di squadra
- Monitoraggio dei progressi
RationalPlan è un potente strumento di gestione dei progetti costruito secondo le linee guida PMBOK. Aiuta i manager a creare piani di progetto, allocare le risorse disponibili, rimanere aggiornati sullo stato di avanzamento, gestire i costi e i budget dei progetti e molto altro. Lo strumento offre la pianificazione visiva e il monitoraggio delle attività di progetto con diagrammi di Gantt e fornisce funzionalità di collaborazione. In questo modo, RationalPlan consente una comunicazione attiva ed efficiente all’interno del team e garantisce un andamento del lavoro chiaro e trasparente.
Taiga
Caratteristiche principali:
- Pianificazione del progetto
- Tavole Scrum e Kanban
I creatori di questo strumento semplice, funzionale e bello ammettono che prima di creare Taiga avevano provato molti altri strumenti di gestione dei progetti ma li trovavano goffi, poco intuitivi e brutti da vedere. Ecco perché sono andati avanti e hanno creato uno strumento che sognavano. Il risultato è questa soluzione potente, intuitiva ed elegante. Taiga è open source, quindi puoi scaricarlo e usarlo gratuitamente.
Se mantieni i progetti anche in altri strumenti, non c’è problema. La funzione di importazione multipiattaforma ti consente di caricare i tuoi dati dai principali strumenti di gestione dei progetti in Taiga e gestirli lì.
Wrike
Caratteristiche principali:
- Abilità di gestione finanziaria
- Calendari condivisi
- Valido per lavorare sul Digital Publishing in team e dimezzare i tempi
- Pensato per aziende medo grandi si adatta anche a esigenze più semplici
Wrike è un signor tool! Molto professionale ed efficiente. Una gestione dei progetti efficace consiste anche nella capacità di applicare modifiche rapide dove necessario per ridurre i costi e aumentare i profitti. Wrike è l’ideale per raggruppare progetti multipli e far crescere la produttività del team. Accelera i risultati attraverso l’automazione intelligente e la previsione del rischio del progetto. Utilizza strumenti di comunicazione avanzati come i comandi vocali e le risposte intelligenti e l’elaborazione dei documenti.
La funzionalità per la gestione della settimana lavorativa ti permetterà di gestire tutti i tuoi progetti come se fosse una passeggiata. Esiste anche un’app mobile di Wrike, ma non è proprio perfetta, dato che molti utenti si lamentano che a volte è un po’ lenta e si blocca, oppure le modifiche che fai su desktop non sono immediatamente visibili sull’app.
GanttPRO
Caratteristiche principali:
- Pianificazione del progetto
- Stima dei costi
- Diagrammi di Gantt
- Notifiche
GanttPRO è uno strumento di gestione dei progetti online che supporta il monitoraggio dell’avanzamento del progetto utilizzando diagrammi di Gantt interattivi. Aggiungi commenti e allegati alle attività del progetto, esporta i tuoi grafici in diversi formati e ricevi notifiche sulle ultime modifiche. La funzionalità di questo strumento include anche la gestione del team, la stima dei costi e la pianificazione delle risorse.
In GanttPRO, puoi collegare le attività tra loro e rivedere la loro influenza sul progetto in generale. La funzione Percorso critico consente a un project manager di vedere il tempo più breve per portare a termine il progetto ed evidenziare le attività più importanti che richiedono un’attenzione speciale.
Nextcloud (Deck)
Caratteristiche principali:
- Open source
- E’ un vero è proprio cloud di documenti condivisibili
- Puoi utilizzare moltissime integrazioni gratuite per trasformarlo in una piattaforma personalizzata
- Contiene un software di tool di ufficio gratuito per editare online i documenti come fai con Google Docs
- I dati sono criptati
- Puoi creare tutte le lavagne che vuoi e non hai limitazioni di numero di utenti sul tuo server
Nextcloud Hub è la prima piattaforma di collaborazione sui contenuti completamente integrata sul mercato. È un software open source, sviluppato per la prima volta nel 2016, che consente di eseguire un servizio di cloud storage personale. Puoi davvero avere una piattaforma di squadra completa con esso!
Ha molte applicazioni che possono essere installate per aggiungere funzionalità. L’app Nextcould è molto simile ai plugin di WordPress.
Una di queste app è Deck.
Deck è uno strumento di organizzazione in stile kanban finalizzato alla pianificazione personale e all’organizzazione di progetti per i team integrati con Nextcloud.
COSA PUOI FARE?
- Creare delle lavagne per singolo progetto o attività. Aggiungere le tue attività alle lavagne e metterle in ordine
- Scrivere note aggiuntive nei dettagli e creare dei sub-task
- Assegnare etichette per un’organizzazione ancora migliore
- Condividere le lavagne con il tuo team, amici o familiari
- Allegare file e incorporali nella descrizione del tuo markdown
- Discuti con il tuo team usando i commenti
- Tieni traccia dei cambiamenti nel flusso di attività
Se vuoi provarlo nella versione gratuita (non puoi installare app o aggiungere utenti) attivalo su Tab.digital dove Dack è installato già.
Va bene soprattutto se sei un freelance, ha funzionalità essenziali, ma è carino che tu possa usarlo anche per altre attività come controllare la posta, cloud, contatti, calendario, note, to do list divisa per categoria, una dashboard e la raccolta di notizie grazie agli rss.
Le funzionalità della Agile board sono piuttosto limitate rispetto ad altri software in circolazione, anche se in alcuni casi può bastare. Punto di forza è proprio la sua semplicità, ci metti poco a capire come usarlo e non hai molto da apprendere per iniziare a trarne vantaggio.
Monday
Monday.com soddisfa le esigenze di piccole, medie e grandi aziende. Lega i dipendenti ai processi di lavoro, consentendo loro di avere a portata di mano scadenze e monitoraggio dei progressi. I dipendenti sono quindi più coinvolti, raggruppati e autorizzati.
È facile iniziare e iniziare a lavorare con monday.com. Scegli un modello (ce ne sono molti per tutti i tipi di progetti), lo personalizzi (visualizza le informazioni essenziali nelle colonne, monitora il tempo, vedi chi è responsabile di ciascuno, aggiungi testo, collegamenti, numeri, segna posizioni, ecc.) e inizi lavoro (invitare i dipendenti e assegnarli ai compiti).
Lo strumento semplifica la comunicazione per completare con successo il progetto. Non c’è bisogno di perdere tempo per meetup e infinite e-mail. Tieni tutti i fogli importanti, le liste di controllo, i file, i riassunti e le conversazioni ordinati in un unico posto.
Il software offre visibilità di tutto ciò di cui hai bisogno per la massima produttività inclusi file, timeline, calendario, Kanban e molto altro ancora.
In qualsiasi momento puoi vedere quale dipendente sta lavorando a un’attività specifica. Avendo le informazioni a portata di mano, puoi distribuire le attività tra i membri del tuo team. Ciò garantisce la consegna puntuale dei progetti.
Risolvi le tue attività di gestione quotidiana in movimento con l’aiuto dell’app mobile.
Puoi facilmente integrare lo strumento con Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Integromat, Slack, Trello e Zapier per rendere la piattaforma ancora più potente.
Asana
Caratteristiche:
- Interfaccia semplice e piacevole, a mio avviso la migliore per iniziare
- Moltissimi template
- Chat interna
- Tantissime funzioni anche nella versione gratuita
Dall’inizio alla fine, Asana ha le funzionalità di cui il tuo team ha bisogno ㅡ dalle bacheche alle linee temporali. Per la gestione dei progetti Agile, Asana tiene traccia dei lanci e delle iterazioni, semplicemente pianifica progetti e sprint, comunicazione con i compagni di squadra.
Ha un’interfaccia semplice ed intuitiva, tantissimi template da cui iniziare, e moltissime funzionalità che apprendi senza sforzo, col tempo, utilizzandolo tutti i giorni
Se stai gestendo un team Agile o ti stai chiedendo se Agile può lavorare per te, la risposta è no, ma anche sì. Dipende da cosa necessiti per il tuo lavoro, perché risolve alcuni problemi ma non tutti i problemi. Puoi controllare il lavoro del tuo team e ottenere i migliori risultati. Ma non c’è molto altro! Forse proprio questa semplicità è uno dei suoi punti di forza.
Pronto a migliorare la produttività con uno strumento di gestione dei progetti?
Naturalmente, questo non è l’elenco completo di tutti gli strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato. In questo articolo, ci concentriamo sugli strumenti basati sul tempo e sul diagramma di Gantt, perché i dati temporali forniscono una base e i grafici aiutano i manager a visualizzare la sequenza temporale e l’avanzamento del progetto.
Se non sei sicuro da dove iniziare, prova ClickUp gratuitamente. È quello che uso tutti i giorni. (Nessun link di affiliazione, ma genuino consiglio!)
Ptss! La maggioranza di questi tool ha una versione gratuita (o trial) per testarne le funzionalità. Buon Progetto allora!
