Oggi ti regalo una chicca! Poiché una buona organizzazione del lavoro è alla base di ogni successo, abbiamo bisogno di strumenti che ci supportino nel farlo. Ti dico gli strumenti che uso per esser ben organizzata, non essere dispersiva e completare sempre i miei obiettivi che mi prefiggo. Non ti aspetterai un’agenda cartacea da me, vero?
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Prima di iniziare è bene dire che qualunque tool non sostituisce il giusto mindset: lavorare per step e per progetti è la prima cosa da fare se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi.
Oltre ad avere una buona agenda digitale sincronizzata con il nostro cellulare, come il calendario di Google o quello di Outlook per esempio, che ci avvisano delle scadenze, abbiamo bisogno di appuntare note al volo senza perderle.
Perché prender nota ti aiuta nell’organizzazione del lavoro?
Per tenere traccia delle buone idee: Perché la creatività è un altro asso da giocare per il nostro successo. Il punto è che l’ispirazione viene in un attimo e può sfuggire. È un mondo caotico quello in cui viviamo dove è facile fare indigestione di informazioni. Non tracciare le buone idee e perderle nel mare di bombardamenti mediatici sarebbe un peccato.
Queste sono le mie applicazioni preferite:
- Notebook di Zoho Estesione di Chrome (ma c’è anche per Safari, Firefox ed Edge).
Qui il video esplicativo. - Notebook di Zoho applicazione per il pc Windows (primo link) e Mac (secondo link) (c’è anche Linux)
- Simple Sticky Notes per Windows, da scaricare dal Microsoft Store, è un po’ come avere i “post-it” sul pc, ma ti dà la possibilità di organizzare i post-it in taccuini, renderli sempre visibili o nasconderli dietro, metterci una sveglia, ecc …
Organizzazione del lavoro con punti di riferimento: i preferiti del browser
Il bookmarking è nato per questo (i preferiti), conservare informazioni utili o collegamenti alle applicazioni web più utilizzate.
Dei preferiti ben organizzati sono un valido aiuto per ritrovare informazioni utili. Prendere l’abitudine di organizzarli in cartelle e per categoria ti aiuterà a gestire le informazioni. Solo che poi cosa succede? Dimentichi il contenuto di un link! Una nota che tenga traccia di tutto in modo sintetico ci può venire in aiuto.
Ok, ma ti perdi nel mare di preferiti dopo un po’ perché tendi ad avere molte schede aperte?
Se usi Chrome puoi adottare un’estensione utile che voglio suggerirti. Delle volte il carico di lavoro è incredibile e mi trovo con mille schede aperte.
Per ovviare uso Tab Group che attivo e disattivo all’occorrenza. Con questa estensione metto le schede in ordine per lavoro da svolgere, esempio: ho un sito da ottimizzare, poi una scheda per cercare documenti, ecc. … Cioè li divido per categoria e chiudo le schede, così svolgo una mansione per volta senza perder nulla, quando devo usarle le riapro e ricomincio dove ero rimasta.
Alcuni bookmark sono quelli che uso sempre ed ho deciso di lasciarli sempre in evidenza eliminando la scritta e lasciando visibile solo l’icona ben riconoscibile, es. Facebook ha solo l’icona. Se voglio lasciare più spazio tra le icone inserisco una spazio al posto della scritta altrimenti lascio vuoto il campo del titolo (nome).
Ricordare le immagini e organizzarle
Quanti screenshot fai? Io tanti! Poi però mi capita che me li richiedono di nuovo e devo rifarli. Nel mio caso, organizzazione del lavoro significa anche gestire le immagini. Con Notebook di Zoho conservo gli screenshot! E non solo per gli altri o solo per questo, tengo traccia di immagini utili ad una spiegazione o di uno schema grafico su cui potrò sviluppare un progetto
Piano editoriale ben organizzato
Ma quando scrivi i contenuti per il tuo sito o i tuoi post, fai ricerche? E dove conservi le informazioni raccolte? Un taccuino digitale ti aiuta anche in questo. Ma poi se non inserisci le note in una programmazione serve a poco. Potresti inserire in un calendario i post che vuoi pubblicare e appuntare nelle note i collegamenti ai siti che ti sembrano utili.
Per far questo puoi usare un famoso strumento per l’organizzazione del lavoro online, cioè Trello. Ti permette di aggiungere un calendario come add-on sulla bacheca (ad esempio Planyway: Calendar, Timeline, Time Tracker). Qui trovi un modello già pronto per partire che puoi personalizzare.
Ti ricordo che Trello richiede un abbonamento per attivare alcuni Power Ups (ad esempio, per connetterlo con Google Drive, Slack o Dropbox), al costo è di 12.50$ al mese. Planyway è invece disponibile sia in versione free che a pagamento.
Altrimenti potresti utilizzare il rinnovato sistema di autopubblicazione di Canva Pro, con il suo calendario, cioè dopo aver impostato le info in Trello con un modello come questo, puoi andare in Canva e sviluppare la programmazione dei post con già la grafica ed i testi da pubblicare.
Il mio preferito per organizzarmi
Ora però ti dirò che il mio strumento di organizzazione del lavoro preferito resta Outlook, che magari sembra antiquato, ma ha tutte queste cose più la mail, il lavoro in gruppo facilitato, il collegamento ad altri strumenti compresi quelli per le riunioni, la sincronizzazione dei calendari, project management collegandosi a OneNote ecc …
Mentre per l’autopubblicazione dei miei post uso un sistema già incluso nel mio sito dove ho sviluppato un plugin per prender nota delle informazioni e uso Nelio Content per pubblicarle. Le grafiche le sviluppo con Photoshop ma ogni tanto uso anche le bellissime immagini del mio Canva Pro.
Suggerimento professionale
Se le hai provate tutte ma ancora non riesci a organizzare il tuo lavoro in maniera efficiente, oppure se ti metti d’impegno ma dopo qualche tempo ti accorgi che “ti perdi”, forse è arrivato il momento di farti aiutare! Consultare un Business Coach o un Web Coach ti permetterà di capire come portare a termine tutti i tuoi progetti senza soffrire!
Quali sono i tuoi tool preferiti per organizzare il tuo lavoro? Usi qualche tool che non ho menzionato?
