Sempre alla ricerca del miglior metodo in assoluto per raggiungere i tuoi obiettivi?
Ti capisco, anche io sperimento sempre nuovi sistemi per mantenere il focus e occuparmi solo delle attività che mi fanno raggiungere un risultato ben preciso.
Per questo, oggi ti voglio parlare del metodo OKR – Objective and Key Results.
Non so tu, ma a me piace essere molto organizzata e avere sempre tutto sotto controllo. Solo che a volte non è facile, qualche volta mi capita di perdere di vista l’obiettivo a causa di attività che mi distraggono o che sembrano importanti e invece non lo sono.
E mi fanno solo perdere tempo arrrgh!!
Ho capito quindi che i risultati si ottengono solo se alcune condizioni vengono rispettate rigorosamente:
- Stabilire con chiarezza i tuoi obiettivi principali
- Definire obiettivi intermedi per raggiungere quelli principali
- Le priorità devono essere ben chiare
- Bisogna mantenere sempre il focus
- Mettere in ordine i task che ti portano al raggiungimento dell’obiettivo
- Misurare ogni azione per stabilire con certezza se ti stai avvicinando o allontanando dall’obiettivo
- Imparare a dire di no
- Eliminare dalla tua lista di cose da fare quelle che non ti avvicinano all’obiettivo
Fino ad oggi avevo ben chiari questi concetti, ma mi mancava un metodo per metterli tutti insieme e farli funzionare veramente.
Oggi invece è cambiato qualcosa! Ho scoperto il metodo OKR, Objective and Key Results.
Che cos’è il metodo OKR Objective and Key Results
OKR è il metodo usato dalle più grandi aziende mondiali, stiamo parlando di Google, Facebook, Amazon… se lo usano loro, significa che funziona davvero, guarda dove li ha portati!
Se questo ti fa pensare che sia adatto solo alle grandi aziende, e tu hai solo una piccola attività, fidati che anche tu ne trarrai enormi benefici. Anche se il tuo obiettivo non è diventare una multinazionale, anche se sei un libero professionista che lavora da solo.
Si tratta di una guida, un binario che ti mantiene sempre focalizzato sui tuoi obiettivi, aiutandoti nei processi decisionali.
Objective and Key Results significa Obiettivi e Risultati Chiave.
Il meccanismo su cui si basa è di suddividere ogni obiettivo in 3 risultati chiave.
Le key results ti permettono di effettuare delle misurazioni e quindi capire se ti stai avvicinando all’obiettivo.
Definisci il tuo obiettivo, poi chiediti quali sono le 3 cose che ti permetteranno di realizzarlo, cioè cosa ti serve nella pratica per stabilire che l’obiettivo è raggiunto.
Allo stesso modo, per ciascuno dei tre risultati chiave (KR), chiediti cosa ci vuole nella pratica per ottenerli.
Ciascuno dei KR diventa quindi un nuovo obiettivo, che avrà a sua volta altri tre KR molto più precisi, definiti e misurabili.
Potrai andare avanti a scomporre i KR fino a quando non otterrai un grafico chiaro e preciso di tutte le attività da compiere.
In realtà stai partendo dall’obiettivo principale per poi risalire pian piano un livello per volta, fino a definire una lista di micro-obiettivi orientati al raggiungimento di quello finale.
Questo schema ti permette di avere una visione globale di tutto il progetto e di sapere con certezza che ciascuna attività è un passo in avanti verso l’obiettivo.
Lavorando a ritroso dall’obiettivo ai singoli task non c’è il rischio di inserire nella tua to do list qualcosa che non abbia un preciso scopo.
Se sei abituato a fare le liste giornaliere delle attività, sicuramente parti con un’idea generale di ciò che dovresti fare, magari valuti urgenze e cose importanti, però non c’è nulla che ti garantisca “Questa cosa mi permetterà di ottenere questo risultato e quindi di avvicinarmi all’obiettivo”.
È facile perdersi un po’ e riempire la lista di attività inutili (o quasi), che ti tengono occupato ma che non portano da nessuna parte.
Ed è ancora più facile prendere la strada sbagliata! Se compi un’attività poco pertinente col tuo progetto, c’è il rischio che ti porti a compiere altre attività, a catena, con il risultato di allontanarti dall’obiettivo anziché avvicinarti.
Con il metodo OKR invece elabori un sistema in cui non è possibile che vengano incluse attività poco importanti.
La direzione è sempre la stessa e il punto d’arrivo è l’obiettivo che hai definito all’inizio.
Ora, dire che implementare il metodo OKR in un’azienda sia facile è una bugia bella e buona. Non è affatto facile, ci sarà da scontrarsi con colleghi/dipendenti/capi, ci saranno fraintendimenti soprattutto all’inizio, ci si accorgerà strada facendo che i KR scelti in realtà non sono poi così buoni…
Però, come ogni grande innovazione, dopo il periodo della grande confusione iniziale ci sarà quello della pace dei sensi, qualche piccolo obiettivo viene raggiunto, qualche risultato si comincia a vedere, si prende familiarità con il metodo e bam! Ti ritrovi miliardario in men che non si dica!
Vabbè magari, lo faremmo tutti! Miliardario no, ma soddisfatto del tuo lavoro molto probabilmente sì.
L’importante è non dimenticarsi di un sistema di misurazione dei risultati. Verifica periodicamente quanto ti sei avvicinato al tuo obiettivo, cosa hai ottenuto e cosa ancora è rimasto da fare.
Cerca di tradurre tutti i dati che puoi in numeri e in percentuali.
Evita di usare parole troppo generiche quando definisci obiettivi e KR. “Aumentare” non vuol dire nulla. Il 20% in più invece è misurabile. 100 è misurabile. 1000€ è misurabile.
Come implementare gli OKR nella tua attività
Per elaborare una strategia basata sul metodo OKR in un’azienda tutti i membri della squadra devono essere coinvolti.
- Prima di tutto, il capo e tutto il direttivo devono porre gli obiettivi per l’anno successivo. Questa attività non va fatta il 31 dicembre! Serve un po’ di tempo per elaborarla, correggerla, revisionarla e approvarla, quindi prenditi il tempo che serve.
- A partire dagli obiettivi annuali, si definiscono gli obiettivi trimestrali. Questo ti permetterà di misurare ogni tre mesi se l’obiettivo principale si sta avvicinando oppure se bisogna aggiustare il tiro.
- A questo punto si studiano i KR, suddividendoli in base alle competenze e i compiti dei vari manager, collaboratori, impiegati, operai ecc.
- Settimanalmente, si fa un’analisi dei KR per misurare i risultati e quindi capire dove bisogna migliorare.
È importante che queste misurazioni vadano fatte in una riunione collettiva, come ho detto prima tutti devono essere coinvolti. Solo così si riesce a mantenere il focus orientato verso un unico obiettivo condiviso da tutti.
Definire gli obiettivi
Un’importante caratteristica degli obiettivi secondo il metodo OKR, che forse ti sembrerà un po’ strampalata, è questa.
Devi creare obiettivi molto ambiziosi, che siano praticamente impossibili da raggiungere.
E se sono impossibili come faccio a raggiungerli?!?!!?
Esatto, il punto è questo: non devi raggiungerli al 100%!
No tranquillo non mi sono rimbambita. Il meccanismo psicologico dietro a questo concetto è che se imposti obiettivi troppo facili potresti non avere lo stimolo per dare il massimo.
Se invece punti veramente in alto, sarai costretto a impiegare tutte le tue forze per arrivarci. Il vero successo di un KR è che venga raggiunto al 70-80%.
Più l’obiettivo è difficile da raggiungere, più ciascuno darà il meglio di sé e anzi sarà più propenso a collaborare con gli altri per ottenere il risultato sperato.
Strumenti per gestire e definire gli OKR
Come si fa tutto questo nella pratica? Con carta e penna? Con la lavagna? Con un foglio Excel??
No, assolutamente. Esistono strumenti studiati apposta per implementare il metodo OKR.
Il migliore che ho avuto modo di testare si chiama Flowy Team.
Non solo ti aiuta a definire gli obiettivi, a scomporli e ad assegnare i vari compiti ai membri del tuo team. Ti permette anche di misurare i risultati e ha un sistema di ricompense che sono un incentivo apprezzatissimo da chiunque per mantenere alta la motivazione.
Se vai nella sezione OKR della piattaforma, troverai anche degli esempi che ti aiutano a capire meglio come impostare gli obiettivi.
Clicca su un Risultato Chiave per impostare il valore target e per tracciare tutti i progressi.
Cliccando poi sul pulsante Visualizza come diagramma, avrai una rappresentazione grafica di tutto l’insieme degli obiettivi.
Flowy Team ti aiuta a gestire non solo gli obiettivi aziendali, ma anche quelli del team e quelli personali.
Ha anche una sezione per gestire i KPI, i dipendenti, i singoli task e i progetti. Puoi anche creare un database dei clienti, ma non illuderti, non ha niente a che vedere con un CRM, è più una rubrica di contatti.
E se ti dicessi che è perfino gratis per 6 mesi? Beh, che ci fai ancora qui? Corri subito a provarlo!
Difetti? Sì, la traduzione in italiano. È decisamente scadente e per capire alcune voci ci ho messo un po’, devo ammetterlo. Ad esempio, “Ticket” è tradotto come “Biglietti”, ma in realtà si riferisce alle richieste di assistenza!
Comunque è un ottimo strumento, vale la pena di provarlo.
Contattami subito se hai bisogno di supporto per adottare anche tu il metodo OKR!
